Análisis.
Las herramientas tecnológicas que se quieran instalar en una empresa deben ser bien analizadas por el Gerente que quiera innovar o implantar en su empresa las nuevas TIT, porque a través de ese análisis le ayudará a reconocer cuáles son los puntos críticos, las áreas que requieran estos cambios, conjuntamente con las acciones que se deberán desarrollar, con la finalidad de confeccionar una estrategia a la medida de la empresa, recordando que en la medida en que el empresario dispone de mayor información y conocimiento, aumentan sus posibilidades de éxito..
Y… como se dijo en el Análisis del Tema 4: No se trata de implementar la mejor tecnología, sino la más adecuada para los intereses de la empresa y la precisa, para solucionar las necesidades existentes, ya que las mismas van a significar: comunicación, actualización y, en consecuencia, su progreso.
Actividad Individual
1) Indique tres de los posibles errores, usted considere más importantes a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.
a) La decisión de instalar Internet no se puede asumir suponiendo que las nuevas tecnologías resuelven, de manera automática, los aspectos de productividad y competitividad de la empresa. O lo que es lo mismo, las nuevas tecnologías no pueden concebirse como un sustituto de la gerencia. La calidad, productividad y competitividad de la empresa dependen de una adecuada gestión, que las TIT pueden, sin duda, potenciar y complementar.
b) No es recomendable concebir las nuevas tecnologías e Internet, como una moda o una forma de estar al día. Lo saludable es acompañar la decisión de una evaluación y de un análisis lo más detallado posible en torno a las facilidades, posibilidades y pasos que es necesario adelantar para lograr una instalación exitosa que de otro modo sería un camino al fracaso, ya que las nuevas tecnologías no sustituyen la idea del negocio, los objetivos y metas que se desea alcanzar con la empresa.
c) La instalación de las nuevas tecnologías demanda de una inversión de recursos de los que es necesario disponer al momento de iniciar su instalación y como en cualquier negocio, no se puede medir el éxito por los resultados y beneficios a corto plazo, por lo que si se realiza esperando recuperarla en lapsos breves, lo más recomendable es que se desista de la idea si hay dudas acerca de ello, o que la decisión se postergue.
En la medida en que el empresario dispone de mayor información y conocimiento, aumentan sus posibilidades de éxito. Estos son errores comunes que es preciso evitar a toda costa. Convertirlos en referencia permanente va a impedir que se incurra en ellos.
2) Indique las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PyME.
- Las empresas pequeñas y medianas carecen de una burocracia excesiva y ello facilita el proceso de toma de decisiones.
- Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de una sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.
- Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.
3) Indique cuáles son los propósitos de la metodología para implementar las TIT en una empresa.
- Promover el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.
- Dotar al empresario de criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión. Igualmente, suministrar información y proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e impactos que su uso provocará en la empresa.
- Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.
- Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de autodiagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.
- Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías.
4) Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique qué se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.
Al obtener y analizar cada una de las fases de la metodología se pretende construir información que, sobre sus prácticas gerenciales, desarrollan las empresas. La información que se obtiene permite identificar los asuntos críticos, las áreas de interés y las posibles acciones que será necesario desarrollar para superar la situación actual. De este modo se puede dibujar una aproximación de lo que la empresa debe hacer para orientarse en el sentido y la dirección que el modelo puede contener y sugiere.
Con el objeto de realizar la evaluación se realizan unos cuestionarios contentivas de una serie de preguntas que el empresario o gerentes deben responder. De las respuestas obtenidas permite situar a la empresa y detectar cuál es el grado de preparación para hacer uso de las TIT. La evaluación de la situación actual respecto al estadio particular en el que se sitúa la empresa, aporta una información valiosa para diseñar un plan de trabajo destinado a incorporar las TIT en la gestión diaria de la organización, o en su defecto cómo mejorarlas, dado el caso en que ya tengan parte de la implementación de las TIT en la empresa.
a) FASE I: Superando Barreras. Dotar a la empresa de las TIT, es una decisión y un compromiso de la alta dirección y de los dueños de la empresa, independientemente del tamaño que ésta tenga. Sobre los dueños recae la responsabilidad de diseñar la estrategia de implantación y evaluar las implicaciones e impactos que su uso provocará en la empresa, así como las restricciones que habrá de enfrentar.
La decisión no puede sino estar acompañada de una fuerte convicción alrededor de los beneficios que la misma aporta y de las múltiples oportunidades que brinda al desarrollo del negocio. Este es un prerrequisito. No es posible ni recomendable instalar Internet si hay dudas acerca de ello. Una de las razones que explica los fracasos y se transforma en barrera para la instalación de las TIT radica, precisamente, en las dificultades que tienen los empresarios para percibir los beneficios que su instalación conlleva.
En consecuencia, resulta indispensable hacer una estimación de los impactos positivos que su implantación generará a la empresa. Si ello no está lo suficientemente claro y preciso, lo recomendable es recolectar la información necesaria para asegurar una respuesta adecuada. Esto por supuesto, demanda, de parte del empresario, un mayor conocimiento en torno a las TIT; pero no de conocimiento especializado en el área, pues ese puede obtenerse a través de terceros, sino aquel relativo a las consecuencias que la utilización de las TIT tendrá en la empresa.
La búsqueda sistemática de información, directamente o a través de terceros, es el paso inicial y una de las primeras tareas que el empresario debe cumplir al momento de instalar las nuevas tecnologías o de avanzar hacia estadios superiores en el uso de las mismas. La decisión, por supuesto, está articulada a la dinámica y realidad del negocio y en consecuencia no puede concebirse como una mediada genérica; más bien se trata de confeccionar un traje a la medida de la empresa. Además, la búsqueda de información es una actividad de fácil realización, barata y eficaz. Se recomienda construir un plan de trabajo que incluya un conjunto de acciones de búsqueda tales como:
- Establecer contacto con empresas que han instalado Internet a objeto de indagar y recopilar información de primera mano alrededor de temas como beneficios, impactos, etc.
- Promover, conjuntamente con las organizaciones en las que participa, la realización de talleres de trabajo para discutir el tema.
- Participar en sesiones de trabajo, reuniones y cursos sobre el tema.
- Establecer contacto con las empresas proveedoras de servicios y productos para indagar acerca de los beneficios e impactos de las nuevas tecnologías.
La indagación debe estar acompañada con una serie de preguntas que permitan evaluar los beneficios que Internet aporta a las empresas: ¿Cómo han contribuido a mejorar la calidad y productividad de la gestión de la empresa estudiada?, ¿Cómo puede apoyar a hacerlo en mi empresa?, ¿De qué manera participa en la disminución de los costos de la empresa?, ¿Cómo contribuye a acrecentar las dimensiones del mercado?, ¿Cómo propicia la satisfacción de las necesidades del cliente y asegura el servicio postventa con la calidad requerida?
De los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 1 realizada en la empresa, se espera determinar las necesidades de información y de este modo apoyar en la búsqueda y precisión de los datos, recabando detalles, conocimiento, grado de utilización actual y estrategias de desarrollo en la empresa que permitan confeccionar el plan de negocio. Las respuestas que se obtengan proporcionarán al dueño del negocio la identificación de las áreas en las que debe concentrar su atención. Si el número de respuestas negativas excede las positivas, indica que el empresario debe realizar un esfuerzo mayor y que se encuentre en un estadio elemental con respecto a las nuevas tecnologías.
b) FASE II: La Decisión. Sentido y alcance de instalar Internet. La decisión de instalar las TIT sobre todo en la primera etapa, debe estar animada por un propósito específico y con metas y objetivos concretos. Hay empresas que instalan Internet con el objeto de utilizar software y sistemas administrativos, hay otras para los cuales el objetivo es establecer una mejor relación con sus proveedores, mientras que otras lo hacen con el fin de promover una agresiva estrategia de mercado y desarrollar el comercio electrónico. En cada caso, los objetivos son diferentes y por ello se hace necesario precisar el alcance y sentido que se persigue, ya que las tendencias y preferencias, al menos en la etapa final, están muy relacionadas con el sector de actividad socioeconómica en el que se desenvuelve la empresa.
La decisión está asociada a las presiones que ejercen los proveedores, grandes compradores, el clúster en el que participa, organismos públicos y clientes sobre la empresa. También se convierte un aliciente para instalar las TIT la presión que ejercen los clientes solicitando información, los proveedores efectuando las ventas o requerimientos en línea y las grandes empresas solicitando productos y servicios. Si éste fuese el caso de la empresa, es recomendable aprovechar las presiones y convertirlas en una oportunidad para fortalecer el negocio.
La incorporación de Internet en la empresa lleva aparejada una serie de cambios y reacomodos en la organización y de ello debe estar consiente el empresario. Los impactos se hacen sentir en todos los ámbitos. En el ámbito físico, en el cultural, en los procesos organizativos y en la preparación del personal.
Los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 2a realizada en la empresa, permitirán evaluar el grado de conciencia del dueño o gerente de la empresa con relación a la instalación de Internet y nuevas tecnologías. En el caso de que prevalezcan las respuestas negativas o poco, es necesario que el empresario evalúe con mayor detenimiento la decisión. Para ello se recomienda continuar con la búsqueda de información, completando la Fase I. Si por el contrario predominan las respuestas positivas, se recomienda acompañarlas con anotaciones específicas de los objetivos, metas y cambios esperados y previsibles.
c) FASE III: Caracterización de la Situación Actual de la Empresa. La decisión de instalar las TIT conduce, necesariamente, a la caracterización y evaluación de la situación de la empresa. Del nivel en que se encuentra va a depender la estrategia que se adopte. No es lo mismo desplegar la estrategia en una empresa carente de infraestructura tecnológica, que en una que dispone de infraestructura y que utiliza parcialmente las posibilidades que ofrece Internet, habiendo transitado un cierto trecho en el campo de las TIT.
Los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 2b realizada en la empresa, van a permitir determinar el estadio o el nivel en el que se encuentra, situándolo en un estadio específico. El análisis proporcionará al empresario una mayor precisión acerca de la empresa con respecto al uso de las TIT y la información así obtenida constituye un insumo importante para el diseño de la estrategia de implantación.
d) Fase IV. Evaluar y Preparar a la Organización para Internet. Las empresas mantienen relaciones con proveedores de los cuales reciben los insumos y con el mercado y los clientes a los que suministra sus productos y servicios. Para ello realizan una serie de actividades y ejecutan un conjunto de funciones. La fase inicial de toda empresa comienza con un plan de negocio, el cual aplica a toda empresa u organización, independientemente del sector de actividad y del tamaño.
Por definición, la incorporación de Internet en la empresa supone su inserción al mercado global. Esta conciencia y certeza constituye un supuesto punto de partida. La globalización conlleva una creciente competencia y esa realidad exige de las empresas una mejor gestión para asegurar una mayor productividad y competitividad. La competencia no excluye la cooperación entre empresas, de hecho son dos caras de una misma moneda. En ese sentido, la utilidad de las TIT para apoyar el mejoramiento de la calidad y la productividad está fuera de toda duda.
Una gestión eficiente de todas las funciones es una condición necesaria para asegurar una adecuada relación con los proveedores, para evitar desperdicios y costos innecesarios, para asegurar un uso óptimo de todos lo recursos y en definitiva para garantizar una mayor productividad y competitividad. “La globalización exige una mejor gestión empresarial para asegurar mayor productividad y competitividad”. Sin embargo, es evidente que incorporar Internet a la empresa hace necesario articular el plan de negocio y la gestión de la empresa con las posibilidades y retos que la conexión ofrece, es decir, la incorporación de las TIT implica modificar la manera en que la empresa se organiza, planifica y gestiona.
Entre las áreas funciones que es fundamental articular con la incorporación de Internet, en el plan de negocios, se tienen (Dinamizadores Internos):
Desarrollo de Proveedores. La adecuada gestión de calidad y productividad de la empresa está asociada a la calidad y el precio de los productos y servicios que consume y que suministran las empresas proveedoras. Esto plantea la necesidad de contar con proveedores confiables con los cuales se mantengan relaciones de largo plazo. Para las pequeñas y medianas empresas no resulta sencillo desarrollar esta ecuación; y en este hecho descansa una de sus debilidades.
A una empresa PyME le resulta oneroso, en condiciones normales, identificar y seleccionar proveedores. Sus dimensiones y capacidad de compra la obligan a recurrir a intermediarios, con lo cual se incrementan los costos y se le resta productividad a la empresa. Gracias a las TIT resulta posible superar esta debilidad, ya que hacen factible reducir de modo ostensible los costos de la búsqueda y selección de proveedores confiables en todo el mundo. Igualmente, permiten el contacto directo con las empresas con la cual se reduce y altera la labor de las empresas intermediarias, las cuales enfrentan el dilema de transformarse, desvanecerse o desaparecer.
Las empresas proveedoras también están interesadas en desarrollar negocios y mantener relaciones con sus clientes a través de Internet. El uso de la red les permite reducir costos asociados a la elaboración de pedidos, facturas y cobro. En este sentido ejercen una gran presión para que sus clientes instalen las TIT. “Al adquirir equipos y conectarse a la red se puede diversificar la oferta de productos y servicios para los clientes”.
Los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 3 realizada en la empresa, permitirán determinar el interés y motivación de la empresa para instalar Internet con el fin de establecer una mejor relación con los proveedores y la presión que ejercen las mismas para instalar las TIT, así como las facilidades que proporcionan.
Clientes, Publicidad y Mercadeo. Es el cliente quien proporciona sentido y justificación a cualquier empresa, sin él carece de sentido. Por este motivo, la satisfacción de sus necesidades en términos de calidad, precios, oportunidad de entrega, etc., adquiere una significación medular para el negocio. Los casos empresariales dan cuenta de la enorme capacidad de Internet para poder asegurar la satisfacción al cliente, tanto de los clientes actuales como posibles potenciales. Además la capacidad de llegar a nuevos clientes, segmentos y mercados a un relativo bajo costo, aumentan exponencialmente con el uso de Internet.
Las oportunidades que abre Internet en relación con el cliente, se pueden ordenar del siguiente modo:
Internet proporciona presencia y visibilidad a la empresa. Estar en la red supone un anuncio permanente en las páginas amarillas del directorio mundial, con la ventaja adicional de que el empresario puede modificar cuando lo considere oportuno.
La empresa puede promocionar los productos y servicios a través de los distintos medios que ofrece Internet. Colocar fotos de los productos y servicios con especificaciones de precios, calidad e información de los servicios de entrega y postventa. También puede construir catálogos versátiles que además se pueden actualizar de manera permanente. La información que está suministrando por este medio llega a cualquier cliente en el mundo.
Internet es un excelente mecanismo para que los clientes puedan enviar sugerencias, hacer reclamos y quejas y, por supuesto, solicitudes de productos y servicios. La información así obtenida permite identificar problemas comunes y conocer las preguntas frecuentes, identificadas con el acrónimo inglés FAQ (Frecuently Asked Questions).
Las TIT permiten explorar en tiempo real la tendencia de los consumidores y hacer seguimiento de los cambios en la demanda.
Por su intermedio es posible desarrollar lo que se conoce como comercio electrónico. Los clientes tienen acceso a los catálogos de productos y servicios, comprarlos y efectuar el pago haciendo uso de medios electrónicos. Por su parte, la empresa verá los pedidos, el pago efectuado y hará la orden de envío a la dirección del cliente.
También permite a las empresas, construir la información del cliente, lo registran por su nombre, diseñan la historia de consumo, el perfil, características y necesidades.
Como se puede observar, en la relación de la empresa con el cliente, Internet abre un abanico de posibilidades, por lo que se hace necesario hacer una distinción de las características de cada una de ellas para que la empresa pueda adoptar una mejor selección y decisión. En síntesis, las posibilidades más importantes son las siguientes:
- Construcción de bases de datos de los clientes.
- Suministro de información a través del comercio electrónico.
- Páginas Web como instrumento de promoción y presencia en la red.
- Posibilidades de mayor complejidad como el comercio electrónico en sus distintas posibilidades y modalidades.
Para las PyME, estas posibilidades que se abren con Internet tienen una gran relevancia y significación, ya que reducen los costos y allanan las dificultades de promoción de la empresa, aumentando sus posibilidades de comercializar sus servicios en mercados que antes se encontraban restringidos.
Los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 4a realizada en la empresa, ayudarán al empresario evaluar la relación de la empresa con sus clientes para poder determinar si se justifica instalar Internet para mejorar y facilitar su relación con el mercado que atiende.
En cuanto a los compradores y consumidores, el comercio electrónico tiene varias ventajas:
- Facilidad de acceso a múltiples ofertas.
- Para el cliente se abre la oportunidad de poder comparar ofertas de precios y calidades en línea. La misma se puede obtener de manera directa a través del contacto con las empresas proveedoras o a través de intermediarios de información.
- Posibilidad de compartir información, las opiniones y evaluaciones que otros clientes han realizado sobre servicios y productos que suministra una determinada empresa.
- La posibilidad de crear redes de consumo y agregar la demanda con lo cual se obtienen precios más favorables.
- Para la empresa también se adicionan las siguientes ventajas:
* Facilidad para llevar estadísticas acerca de los clientes: Perfil de los mismos, tendencias de consumo, entre otros.
* Posibilidades de organizar y sistematizar la oferta, la venta y la atención al cliente.
* Reducción de los costos de atención al cliente y del suministro de productos y servicios.
Capital humano (Talento Humano). El activo más importante del que dispone cualquier organización es el Talento Humano y su importancia se acrecienta en la sociedad del conocimiento. Sobre ellos recae la responsabilidad y la posibilidad de añadir valor, procesar y analizar la información y construir conocimiento, por lo que es importante tomar en cuenta su situación actual en las empresas pequeñas y medianas empresas que conforman ese extenso tejido empresarial de la PyME, así como los esfuerzos que es necesario realizar en el ámbito y las posibilidades que en tal sentido abre Internet.
En esta área las empresas de menores dimensiones exhiben debilidades evidentes. En general, en Venezuela y en el mundo, estas empresas se encuentran en desventaja al momento de seleccionar y contratar el Talento Humano. Las grandes empresas están en capacidad de ofrecer condiciones y paquetes salariales con las que la pequeña no puede competir y por ello las primeras contratan los recursos mejor preparados.
Esta situación refuerza la relevancia del tema de la capacitación y formación de este talento. La tecnología de Internet y el manejo de información en línea está revolucionando la forma de difundir el conocimiento. Con el apoyo que brindan las nuevas tecnologías de comunicación digital (Videoconferencia, CD−ROM, Intranet, entre otras), Internet está produciendo una drástica reducción de los costos de capacitación en todas las áreas de la empresa. Esta disminución tendrá impacto favorable especialmente en las PyME, ya que podrán acceder a contenidos, que por sus altos costos, sólo estarán disponibles a las grandes empresas. El ahorro se produce, principalmente, en los aspectos que tienen que ver con el traslado del personal a capacitar, y la consiguiente perdida de tiempo para acceder a lugares donde se dictan los cursos y seminarios.
Entre las ventajas de la formación en línea se encuentra la flexibilidad horaria, ya que para las empresas pequeñas no resulta sencillo prescindir de los empleados en sus horarios de trabajo. Además, la formación en línea ofrece flexibilidad en el ritmo de estudio y el espacio en el que se lleve a cabo. Todo ello se traduce, asimismo, en una importante reducción de los costos de capacitación.
Internet también contribuye a abaratar los costos de la búsqueda y selección de personal, tanto si se desarrolla al interior de las empresas o se adelanta con el concurso de empresas responsables y especializadas en esta área. Además, en la gestión diaria, manejo de nómina, evaluación y desarrollo, este medio brinda facilidades adicionales que permiten mejorar de modo sustancial los procesos.
Los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 4b realizada en la empresa, ayudarán al diagnóstico de este aspecto y saber si la empresa posee el conocimiento de los beneficios de su utilización.
Administración y Gestión de Empresa. El área de gestión y administración de la empresa ha sido objeto de una gran atención de parte de las empresas desarrolladoras de software. La gama de posibilidades es muy amplia: Desde los complejos sistemas que utilizan las grandes empresas hasta el más reciente software específico para las PyME. Las empresas que disponen de nuevas tecnologías pueden potencialmente usar todas las variedades del software que hoy están a su disposición, sin necesidad de estar conectadas a Internet. Para las que están conectadas la gama de aplicaciones se amplía de un modo extraordinario: Pueden acceder a diversas variedades de software, transmitir datos y realizar actividades administrativas en línea.
Utilizar el software e Internet en la gestión diaria de la empresa posee las siguientes ventajas:
Facilita el manejo del almacén, el inventario, las cuentas por cobrar y pagar, el pago de nómina y el de los proveedores.
Impacta y facilita el manejo contable y la administración de los archivos de información.
Permite un mejor control sobre los tiempos de despacho, los tiempos de cobranza y pago a proveedores, el manejo de los esquemas presupuestarios, la información para llevar la contabilidad de costos, etc.
Permite el suministro de información oportuna y en tiempo real.
Facilita el saneamiento de la administración y permite detectar a tiempo algún tipo de irregularidad administrativa.
Finalmente, todo esto contribuye a reducir de manera significativa los costos de la administración de la empresa.
Las facilidades que ofrece para sistematizar los procesos administrativos ha permitido superar la percepción según la cual, las empresas pequeñas no necesitan de tanta sofisticación puesto que pueden llevar la administración a mano, e incluso en la mente.
Los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 5a realizada en la empresa, permitirán evaluar este aspecto y saber si la empresa posee el conocimiento de los beneficios de su utilización.
Información. Lo extenso de la información que circula en Internet permite afirmar que en la red el empresario puede obtener casi toda la información que requiere: Información económica y social, sobre el marco legal, tendencias laborales, localidades, regiones, sectores de actividad económica, entre muchas más. Una porción significativa de la información que circula en la red es de libre acceso, lo cual significa que a relativamente bajo costo y con un click el empresario puede construir la información que requiere. La información es uno de los componentes indispensables para el diseño de la estrategia y para el proceso de planificación del negocio. “De la red se puede extraer valiosa información comercial para el análisis de competidores y el seguimiento de las tendencias”, y los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 5b realizada en la empresa, permitirá evaluar este aspecto y saber si la empresa posee el conocimiento de los beneficios de su utilización.
Seguridad. Muchos empresarios ven a Internet con recelo y desconfianza, pues la inseguridad se sitúa en los primeros lugares de su preocupación, y es uno de los motivos que explica la desconexión de las empresas, tanto que el argumento de la inseguridad se erige como uno de los principales frenos a la instalación de las nuevas tecnologías en las empresas.
Ahora bien, el asunto no solo compete a la seguridad de la red y de las empresas responsables de su mantenimiento, también incluye la responsabilidad de la empresa para mantener y garantizar la seguridad de la información que administra y maneja. La empresa, al momento de instalar las nuevas tecnologías e Internet, va a procesar un importante volumen de información de su propio interés, en consecuencia, debe evitar que esta información se pierda. Al perderse la información, además de la gravedad que esto representa, acarrea costos que pueden ser altos.
Los riesgos de pérdida de información son reales y están relacionados con temas técnicos como desperfectos de hardware, amenazas de programas y sobre todo con la administración de la misma. Por esta razón, se han desarrollado soluciones eficientes tanto en software como en hardware. Compete a quienes dirigen el negocio desplegar la estrategia y las medidas que garanticen la adecuada protección de la información. Se dispone de una serie de herramientas que permite mantener los equipos y respaldar la información para recuperarla en caso de pérdida, tales como: Programas antivirus, programas de seguridad de Internet, cortafuegos (firewalls), antispam y mecanismos que hacen posible optimizar los sistemas.
Los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 5c realizada en la empresa, permitirá evaluar la forma en que la empresa aborda el tema de la seguridad informática.
Cooperación y Asociatividad. Las nuevas tecnologías, en primer plano, facilitan y propician la creación de redes al interior de la empresa. La conexión de todos los equipos permite compartir información y equipos. Tal como lo vimos en temas anteriores la creaciones de redes en las empresas propicia:
- Compartir recursos como datos y aplicaciones.
- Compartir equipos periféricos.
La segunda dimensión de las redes empresariales se refiere a la creación de enlaces entre empresas. Para las PyMEs, es fundamental desarrollar mecanismos de cooperación con otras empresas a objeto de poder competir y tener éxito en un mercado cada vez más cambiante e impredecible. Entre las formas de cooperación que Internet puede potenciar, se encuentran:
La cooperación entre empresas para adquirir insumos en mejores condiciones. La agregación de la demanda acrecienta la capacidad de negociación de las pequeñas empresas ante los grandes proveedores. Esto se facilita de modo significativo a través de Internet.
La cooperación para acceder a los mercados globales. Internet facilita la creación de redes con empresas nacionales e internacionales para acceder a nuevos mercados.
En otro orden de ideas, la asociatividad de las empresas con la ayuda de Internet, pueden ser la respuesta para superar el problema del volumen de producción; lo cual muestra que la asociación con otras empresas se transforma en un medio y una necesidad. La agregación de capacidades entre empresas de un mismo ramo facilita la producción de los volúmenes necesarios para dar respuesta a los requerimientos del mercado. Por esta vía podrían crearse consorcios empresariales cuyo propósito central es la penetración a otros mercados. Obviamente, la creación de consorcios resulta útil para la adquisición de insumos, formación de recursos humanos y programas de asistencia técnica.
Pero la asociatividad también es un mecanismo valioso para el acceso a las TIT. La creación de asociaciones empresariales permite hacer uso óptimo de las mismas. En general las PyMEs se enfrentan a los retos tecnológicos sin grandes presupuestos. Por ello, el uso compartido de programas informáticos o el acceso remoto a estos sistemas constituyen una opción sólida para resolver y subsanar esta debilidad común. De esta manera se reduce el costo de implementación y los costos del uso de licencias de software específicos. La suma de capacidades de empresas facilita la respuesta efectiva a los requerimientos del mercado.
Dado los altos costos que representa el proceso de internacionalización para la PyME, resulta fundamental establecer alianzas y formas asociativas con empresas de otros países. La participación en Internet facilita y acelera este proceso. A través de la red se pueden localizar socios y aliados con lo que se reducen los costos de traslado, estudios e inversión. Obviamente, previo al uso de las TIT lo que se requiere es la decisión y convicción del empresario de querer abrirse a los mercados amplios que brinda la globalización.
Los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 6a realizada en la empresa, permitirá evaluar los conceptos de Cooperación y Asociatividad: Redes Empresariales, que posee la empresa y el conocimiento que éste tiene sobre los beneficios de su utilización.
DINAMIZADORES EXTERNOS. Los dinamizadores externos son aquellos que pueden promover y apoyar la incorporación de Internet. Es importante que el empresario comprenda, evalúe, conozca y explore todas las posibilidades que los dinamizadores externos disponibles abren; es fundamental que esté al tanto del provecho que la empresa, en un momento dado, está sacando de los mismos.
Empresas proveedoras de nuevas tecnologías. Las grandes y pequeñas empresas proveedoras de servicios de telecomunicaciones, en todas sus modalidades, están interesadas en apoyar el proceso de expansión e inclusión de las nuevas tecnologías e Internet. Los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 6b realizada en la empresa, permitirán evaluar este aspecto.
Gobierno Electrónico y Negocios. De manera creciente, las administraciones públicas en todo el mundo se sirven de las TIT para alcanzar diversos objetivos y producir distintos tipos de transacciones en línea. Los diferentes niveles de la administración pública utilizan Internet de muchas maneras. Una de esas modalidades está orientada a acercar la administración pública al ciudadano: Iniciativas y programas, pago de impuestos, información relativa a normas y ordenanzas, por nombrar algunas.
Otro de los propósitos es el de la transformación de los procesos organizativos de los organismos públicos con el objeto de aumentar la eficiencia y reducir los costos; lo anterior incluye la creación de mecanismos interactivos, como el de los portales, para que la sociedad pueda realizar los trámites; y las posibilidades de que los mecanismos de compra del Estado sean, en principio, más democráticos y transparentes.
Está fuera de discusión el papel que desempeña la administración pública, en todos los niveles, como agente clave para promover el uso y apropiación de las nuevas tecnologías e Internet por parte de la empresa y en particular de las pequeñas y medianas. Obviamente, la decisión de las administraciones públicas de incorporarse al gobierno electrónico trasciende el objetivo estrictamente empresarial. La decisión está relacionada con el hecho de aprovechar las facilidades democratizadoras que la red ofrece y es un medio que promueve la participación de la comunidad y de la sociedad civil en los procesos de toma de decisiones y por supuesto con el propio contenido de la democracia.
Las posibilidades que se abren desde el gobierno electrónico son múltiples e incluye aspectos como:
- Trámites para crear la empresa y para el pago de impuestos
- Creación de marcos jurídicos que le facilitan la adopción de las TI
- Información de normativas y cambios en el marco legal
Para las empresas de menor dimensión el desarrollo de lo que se conoce como gobierno electrónico es de enorme importancia y utilidad. La capacidad de compra del Estado, a través de Internet, constituye un importante mercado, el cual se democratiza a través de la red. Tradicionalmente, el solo acceso a la información constituía un verdadero vía crucis por lo excluyente del manejo de la información. Esto sin duda estimula el uso de las TIT por parte de las empresas de menor dimensión.
Los datos obtenidos en esta fase, a través de la Encuesta No. 6c realizada en la empresa, va a permitir saber si el empresario indaga sobre si el Estado, en sus distintos niveles, está utilizando la red en lo relativo a las compras que éste realiza ya que un área del gobierno electrónico que ha recibido toda la atención es la relativa al tema del pago y cobro de impuestos a través de Internet. El desarrollo incluye a las instancias de carácter nacional como aquellas de carácter local.
Entre las posibilidades que permite a una empresa a acceder a Internet, se pueden mencionar:
En el ámbito legal y normativo, constituye otra posibilidad de acceder a información actualizada y relativo bajo costo de parte de las pequeñas y medianas empresas. Las grandes empresas suelen estar dotadas de unidades de consultoría jurídica o capacidad para contratar a grandes bufetes que cumplan esta función. Para la pequeña empresa ésta es una inversión que puede reducirse a través de las facilidades que ofrece Internet.
Las facilidades y versatilidad de los servicios que se pueden obtener a través de Internet, como simple pago de la nómina de la empresa, transferencia de pagos, etc., ha estimulado la aparición de nuevos usuarios. Esto viene a reforzar la necesidad de conectarse a la red.
Parece indudable que la demora y retraso en la decisión de instalar las TIT no hará más que traducirse en un aumento progresivo de la perdida de competitividad de las empresas del país y la región.
d) FASE V: Implantación de Internet y Nuevas Tecnologías en la empresa. El propósito de esta fase es facilitar al empresario la confección de una estrategia a la medida de su empresa, luego de que en las otras fases:
- Entendió las facilidades y oportunidades que abre Internet a la empresa y en particular a la pequeña y mediana.
- A través de la metodología y los cuestionarios de apoyo, entendió el estadio de desarrollo en que se encuentra la empresa con respecto al uso de las TIT.
- Evaluó las implicaciones y efectos que su instalación tendrán en la organización.
- Identificó las áreas de interés y las prioridades de la empresa.
- Esbozó, en consecuencia, la estrategia adecuada.
En consecuencia el ciclo de la gerencia se compone en las siguientes fases:
1) Elaboración del plan
2) Ejecución de lo planificado
3) Seguimiento y evaluación de resultados
4) En la base a las discrepancias entre los resultados obtenidos y los previstos se rediseña el proceso y se reinicia el ciclo gerencial.
Los resultados obtenidos en las guías de preguntas que se suministraron permiten al empresario determinar la situación en la que se encuentra su empresa y formular el plan para la instalación de las TIT. El proceso de instalación se inicia con el plan, igual que una empresa da sus primeros pasos a partir de un plan de negocio.
Al momento de diseñar el plan es recomendable contemplar los siguientes aspectos:
1) Determinación de los objetivos que persigue la empresa. Desarrollo de proveedores, relación con los clientes.
2) Establecimiento de las metas acordes con los objetivos planteados.
3) Estrategia de implantación:
- Duración de la implantación
- Reorganización para atender las implicaciones organizativas
- Los temas de redes internas
- Los temas de redes externas
El plan debería, preferiblemente, presentarse por escrito para poder evaluar, de modo mas preciso, su ejecución y los resultados que se alcanzan. La implantación de la estrategia contempla desde la adquisición de equipos, pasando por la creación de redes y la formación del capital humano. Durante el proceso de implantación surgirán discrepancias entre lo planificado y lo ejecutado y de allí derivará la necesidad de realizar ajustes pertinentes y el rediseño del nuevo plan de acción. Se trata de un proceso continuo y sistemático.
5) Indique y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede estar una empresa en cuanto a la Tecnología. (Ver Figura #1 y Tabla #4 del tema)
En el siguiente gráfico se presenta de un modo general y simplificado los estadios en los que se ubica la empresa con respecto al uso de las TIT. Cada estadio demanda la ejecución de acciones y medidas particulares que hacen posible pasar a estadios superiores, de un modo sistemático.
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.
Figura No. 1. Estadio de las empresas en el uso de las TIT
Corresponde al empresario identificar el estadio o nivel de desarrollo en que se encuentra su empresa. ¿Cómo hacerlo? Con ese propósito se presenta la metodología de autodiagnóstico. Los resultados de la aplicación permitirán determinar la situación actual de la empresa con respecto a la aplicación de las TIT.
La Tabla No. 1 permite situar a la empresa en un estadio específico. El análisis general se acompaña de interrogantes específicas que permiten al empresario una mayor precisión acerca de la empresa con respecto al uso de las TIT.
Tabla No. 1. Nivel o Estadio de la Empresa
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.
(*): Aprovechar al máximo debe considerarse que la empresa mantiene relaciones con proveedores, clientes y coopera con otras empresas a través de Internet.
6) Conclusiones del tema.
Este tema permite al Gerente obtener las estrategias con la finalidad de instalar nuevas TIT en la empresa, a través del análisis de cada una de las fases de la metodología, con las cuales se construirá la información que permitirá identificar los puntos críticos, las áreas de interés y las posibles acciones que será necesario desarrollar para superar las situaciones que presenta. De este modo se puede obtener una aproximación de lo que la empresa debe hacer para orientarse en el sentido y dirección que el modelo puede contener y sugerir, con la finalidad de confeccionar una estrategia a la medida de la empresa. Se debe recordar que en la medida en que el empresario dispone de mayor información y conocimiento, aumentan sus posibilidades de éxito.
